• این بخش به زودی فعال خواهد شد
xلطفا وارد شوید یا ثبت نام کنید
پربازدیدترین ها
  • مطالب

  • پنجشنبه ۱۲ آذر ۱۳۹۴
  • نویسنده: محمدرضا مقیمی

1446
بازدید


استفاده حرفه ای از ایمیل : 5 خطایی که نباید مرتکب شوید.

اولین بار را که در دهه 90 برای یک ایمیل ثبت نام کردم را یادم هست. واقعا شگفت انگیز بود. همچنین یادم هست که تمام تلاشم را کردم تا مدیرم را متقاعد کنم یک ایمیل با نام شرکت داشته باشیم. کمی طول کشید ولی موفق به انجام آن شدم. وقتی آن را داشتیم، دیگر توقف نکردیم.

اصلا بعید نیست شما که در حال خواندن این متن هستید، از ایمیل برای اهداف شغلی استفاده کنید. بعضی هایمان تمام مدت روز، بعضی دیگر چند بار در روز. فرقی نمی کند روزی چند بار یا چه قدر حرفه ای از ایمیل استفاده می کنید، پنج خطا را هرگز نباید مرتکب شوید. 

1- در محل موضوع، موضوعی وجود ندارد.  این به چند دلیل مرا به عربده کشیدن وا می دارد. چرا من باید فکر کنم ایمیل شما ارزش اختصاص دادن وقت دارد وقتی خودتان را برای اختصاص دادن یک موضوع به آن به زحمت نیانداخته اید؟ موضوعات، مرتب کردن و دسته بندی ایمیل ها را بسیار ساده تر می کند. وقتی خالی است، هیچ ایده ای ندارم محتوای آن چیست. اهمیت دیگر پر کردن بخش موضوع این است که، بسیاری از فیلتر های هرزنامه ها (Spam)، ایمیل های بدون موضوع را هرزنامه حساب می کنند. می خواهید ایمیلی که فرستادید متوقف شود، چون تنبل هستید؟

2- آدرس ایمیلی در بخش امضاء (Signature) وجود ندارد. مواقع بسیاری بوده که ایمیلی را که ارسال مجدد (Forward) شده را دریافت کرده ام و از من خواسته شده تا ایمیل را جواب بدهم. مشکل اینجاست که آدرس ایمیلی برای ارجاع وجود ندارد. وقتی ایمیلی را برای کسی ارسال مجدد Forward می کنید، آدرس فرستنده معمولا حذف می شود. آدرس ایمیلتان را در بخش امضاء بنویسید، تا آدرستان در بدنه ی ایمیل باشد. 

3- حرفه ای هایی که از سرویس های ایمیل رایگان استفاده می کنند. این یکی مرا دیوانه می کند. بله، استفاده از این سرویس هایی از این دست مانند Gmail  بسیار ساده و کارآمد است ولی چهره ی حرفه ی شما را، سبک و غیر حرفه ای جلوه می دهند. شما نمی خواهید این اتفاق بیافتد. اگر کسب-و-کار کوچکی دارید یا یک فعالیت یک نفره را پیش می برید ممکن است استفاده از Gmail همانگونه که پیش می روید به نظر برسد ولی نزد مشتریان تان، کوچک و با منابع محدود دیده خواهید شد. ممکن است اینگونه به نظر برسید که توانایی برآورده ساختن خواسته های مشتری را ندارید. می دانم این حرف ها ممکن است شک برانگیز باشد. ولی اگر فکر می کنید داشتن وب سایت و ایمیل با نام خودتان سخت و یا گران است، اشتباه می کنید. بیشتر ارائه دهندگان میزبانی وب در کمتر از چند دقیقه و با قیمتی از حدود 15 دلار در سال، کارتان را راه می اندازند. هرگز، هیچوقت از ایمیلی که تامین کننده ی سرویس اینترنت تان به شما داده، استفاده نکنید.

 4- استفاده از CC  به جای BCC. هرزنامه (Spam)، وقت-تلف-کن، آزار دهنده و بد است. ایمیل های انبوه هم همین گونه هستند. اگر نیاز دارید ایمیلی را به تعداد زیادی از افراد بفرستید، و آن افراد مجبور نیستند به سایر دریافت کنندگان، جواب ایمیل بدهند، پس لطفا از گزینه ی BCC (Blind Carbon Copy) استفاده کنید. این اطمینان می دهد که آدرس ایمیل من (و بقیه) در معرض دید 50 نفر نیست. این همچنین از اتفاق ترسناکی به نام پاسخ-به-همه Reply All جلوگیری می کند. اگر ایمیل قرار است به یک ارتباط دسته جمعی منجر شود یا دریافت کنندگان باید به همه ی گروه پاسخ دهند، پس از گزینه های TO و یا CC استفاده کنید.

5- استفاده از ایمیل شرکت برای استفاده های شخصی. هرگز این کار را نکنید، فرقی نمی کند به چه شکل. ایمیل شرکت، ایمیل شما نیست. این آدرس ایمیل و محتویات آن به کارفرمای شما تعلق دارد. از آن برای ارتباط با پزشک یا دوستانتان و از همه بدتر برای ارتباط با بانک تان استفاده نکنید. شما صاحب این آدرس ایمیل نیستید، پس فقط برای اهداف کاری از آن استفاده کنید. من شخصا با کارمندان قبلی مواجه شدم که خواستار دسترسی به یک ایمیل قدیمی، برای پیدا کردن رمز ورود حساب بانکی یا جواب دادن به یک سرویس همسریابی! بوده اند.چون صاحب ایمیل آدرس شرکت تان نیستید پس ممکن است زمانی کنترل تان بر روی آن را از دست بدهید. ممکن است اخراج شوید، خودتان را باز خرید کنید، ممکن اسن شرکت بسته شود و یا خودتان استعفا دهید. تمام کارهای شخصیتان را با ایمیل شخصی تان انجام دهید.

من حتم دارم، اشتباهات فاحش دیگری هم هستند که کاربران ایمیل های حرفه ای مرتکب آنها می شوند. این که مرتکب این پنج اشتباه و بقیه ی اشتباهات این چنینی نشویم، برای جلوگیری از مشکلات ارتباطی و در دسترس نگه داشتن کسب-و-کار خصوصی مان بسیار اهمیت دارد.

 

بقیه اشتباهاتی که ممکن است در این زمینه وجود داشته باشند کدام ها هستند؟ لطفا آنها را همین پایین در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.

این نوشتار ترجمه متنی نوشته ی Brian Benton است.

متن اصلی

ارتباط : M.reza.moghimi.bid[@]Gmail

نظرات
هنوز نظری ثبت نشده است، شما اولین نفر باشید
نظر